Hoe gaat Djapo om met integriteit?

Wij leven onze integriteit door de volgende kernwaarden:

• Respect en Engagement: We gaan op een respectvolle wijze met elkaar om en tonen betrokkenheid bij onze gezamenlijke doelen.
• Duurzaam en Solidair: We werken aan een toekomstbestendige organisatie waarin solidariteit en duurzaamheid hand in hand gaan.
• Samen-Lerend en Inspirerend: Door samen te werken en van elkaar te leren, creëren we een inspirerende omgeving voor groei en innovatie.
• Kritisch en Authentiek: We stellen vragen, durven kritisch te zijn en handelen altijd op een authentieke manier.

Integriteit binnen Djapo is geen vaststaand concept, maar een proces dat constant in ontwikkeling is. Wij betrekken alle medewerkers, vrijwilligers, partners en betrokkenen bij dit proces en moedigen iedereen aan om bij te dragen aan een cultuur van integriteit. Dit betekent:

• Het regelmatig evalueren en bijstellen van ons beleid.
• Open communicatie over verwachtingen en ervaringen.
• Het stimuleren van een veilige omgeving waar vragen en feedback welkom zijn.

Ons beleid is opgesteld in overeenstemming met relevante wet- en regelgeving, waaronder internationale aanbevelingen en best practices. De richtlijnen en procedures die we hanteren zorgen ervoor dat:

• Integriteit in elke laag van de organisatie wordt verankerd.
• Wij op een objectieve en onafhankelijke wijze handelen bij mogelijke schendingen.
• Er ruimte is voor verbetering en leren, zodat we altijd het beste voor onze organisatie en onze relaties voor ogen houden.

Onze waarden en ethische code:

• Zijn participatief ontwikkeld met onze medewerkers en leden van bestuur en staan gepubliceerd op onze website. Minstens om de drie jaar worden ze onder de loep genomen. De HR-medewerker is verantwoordelijk voor verspreiding van de gedragscode en ziet erop toe dat elke medewerker kennis heeft genomen van dit document. Beiden worden ook vermeld in vacatures en bij rekrutering. De ethische code wordt ondertekend als onderdeel van het arbeidscontract.

Heldere basisregels en processen:

• Djapo erkent het belang van helder beleid op alle vlakken, consistent en transparant, gelijk voor iedereen. De ruimte voor schendingen wordt zo veel mogelijk beperkt. Volgende zaken zijn moeten dus up-to-date en gekend zijn: het arbeidsreglement, het intern regelement/werkhandboek en specifieke stukken beleid die een link hebben met integriteit bv. Personeelsbeleid.

Risicoanalyse:

• Djapo voert een systematische en regelmatige analyse van integriteitsrisico’s gekoppeld aan verschillende functies binnen Djapo uit. Deze risicoanalyse wordt getrokken door een lid van het managementteam, en input wordt geleverd door alle leidinggevenden en de raadgever integriteit.

Een bevorderlijke teamcultuur:

• We werken dagelijks aan het ontwikkelen en in stand houden van een sterke aansprakelijkheidscultuur met betrekking tot het werken volgens onze waarden, het respecteren van onze ethische code en het handelen volgens het integriteitsbeleid. We zien deze cultuur als het stimuleren van de collectieve en individuele identificatie van integer handelen; eventuele verbeteringsmogelijkheden op dat vlak; en creëren van een veilig en ontvankelijk klimaat om eventuele problemen aan te kaarten. We creëren expliciet ruimte om schendingen te voorkomen en aan te kaarten wanneer ze zich toch zouden voordoen. 

Een vertrouwelijke behandeling van de klacht door de klachtenmanager. In de behandeling van de klacht kunnen, indien vereist, andere mensen betrokken worden. Let op: een klacht indienen gebeurt vertrouwelijk (geanonimiseerd), maar kan niet anoniem. Een klacht met kwaad opzet betekent dat die bescherming in het kader van de procedure vervalt.

Bescherming van melder en slachtoffer (een melder hoeft niet per se zelf een slachtoffer te zijn). In elke fase van onze procedure wordt prioritair ingeschat of het slachtoffer ondersteuning of bescherming nodig heeft. Wanneer dat nodig geacht wordt, wordt een externe partij zoals de politie of een sociale of psychologische ondersteuningsdienst ingeschakeld.

Objectiviteit en onafhankelijkheid van de klachtenmanager bij de behandeling van de klacht.

We hanteren een non-represaille-beleid: Er mag geen verband bestaan tussen een klacht rapporteren en direct of indirect nadelig gevolg ondervinden, zoals het verlies van status of voordelen, intimidatie of dreiging.

1. De Klachtenmanager behandelt een ontvangen klacht en bijhorende informatie confidentieel, en deelt geen informatie die gevoelig is of de anonimiteit van betrokkenen (mogelijke slachtoffers én daders) in gevaar kan brengen.

2. De Klachtenmanager maakt een eerste inschatting of de klacht inderdaad een inbreuk op de kernwaarden van de organisatie inhoudt, en dus ontvankelijk is.

• De Klachtenmanager kan daartoe de ondersteuning (zonder de confidentialiteit van de persoon/organisatie met een klacht in gevaar te brengen) zoeken van de Integriteitsadviseurs.
• Bij twijfel zal de klacht ontvankelijk worden verklaard en nader onderzocht worden.

3. De Klachtenmanager stelt een Integriteitscomité samen om de klacht te behandelen:

• Dit comité bestaat uit drie leden: de Klachtenmanager, één van de twee Integriteitsadviseurs (afhankelijk van de aard van de klacht) en één lid van de Raad van Bestuur.
• De Klachtenmanager zal er bij de samenstelling van het Integriteitscomité over waken dat neutraliteit en confidentialiteit gegarandeerd is met betrekking tot de inhoud van de klacht en de persoon die de klacht heeft ingediend.

4. Het Integriteitscomité behandelt de klacht:

• Gaat het om een inbreuk op de waarden van de organisatie?
• Hoe ernstig is de inbreuk?
• Welke maatregelen moeten genomen worden?

5. Bij het behandelen van de klacht hanteert het Integriteitscomité de volgende principes:

• De waarden van Djapo vormen het uitgangspunt.
• Neutraliteit en confidentialiteit worden zo veel mogelijk gerespecteerd.
• Integriteit is een proces waarin de leden van het comité op gelijke voet inschattingen maken en verschillende perspectieven overwegen.
• Maatregelen zijn proportioneel in verhouding met de ernst van de inbreuk.

6. Indien de Klachtenmanager en/ of de Integriteitsadviseurs zelf nauw betrokken zijn bij de klacht, of onvoldoende neutraliteit of confidentialiteit kan gegarandeerd worden spelen zij de klacht door aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur, die vervolgens volgens dezelfde principes een integriteitscomité samenstelt. De Voorzitter kan, indien nodig, hiervoor ook externe ondersteuning aantrekken.

7. Het doorspelen van de klacht naar de Raad van Bestuur kan ook gebeuren op vraag van de persoon/organisatie die de klacht heeft ingediend.

8. Neutraliteit, confidentialiteit en het principe van non-represaille worden zoveel mogelijk gerespecteerd.

9. Na behandeling van de klacht is de Klachtenmanager verantwoordelijk om de persoon die de klacht heeft aangebracht het resultaat van de klachtenprocedure mee te delen.

10. Worden uit de behandeling van de klacht maatregelen nodig geacht, zullen die maatregelen door de Directeur en de gebruikelijke hiërarchie van de organisatie geïmplementeerd worden.

11. De Klachtenmanager is verantwoordelijk voor de documentatie en rapportage van de klacht, met respect voor de confidentialiteit.

12. De Klachtenmanager kan voor bovenstaande punten de ondersteuning vragen van de Integriteitsadviseurs.

Bij Djapo geloven we dat integriteit een gedeelde verantwoordelijkheid is. Iedereen binnen onze organisatie – van medewerkers tot bestuurders – speelt een actieve rol in het waarborgen van onze kernwaarden. Samen creëren we een veilige, transparante en respectvolle omgeving waarin iedereen de ruimte krijgt om het beste van zichzelf te geven. Wil je een schending melden? Dat kan hier: