Meldpunt integriteitsschendingen

Djapo wil een werkomgeving scheppen die de integriteit voor iedereen en onder alle omstandigheden waarborgt.
Integriteit is een levend en gedeeld proces binnen Djapo, en een gedeelde verantwoordelijkheid. Dit proces is vastgelegd in ons integriteitsbeleid.

Wanneer je een mogelijke inbreuk op onze kernwaarden merkt, kan je dit melden via dit meldpunt.

Onze kernwaarden zijn:

• respect en engagement
• duurzaam en solidair
• samen-lerend en inspirerend
• kritisch en authentiek

Wie kan een mogelijke integriteitsschending melden?
De personeelsleden van Djapo, de leden van de raad van bestuur en de algemene vergadering, stagiairs, vrijwilligers en partners, of personen die op een andere manier bij Djapo betrokken zijn.

Indien je weet hebt van feiten verbonden met Djapo die in strijd zijn met onze kernwaarden, dan kan je een klacht indienen door een mail te sturen naar ons meldpunt. Lien De Rieck is onze klachtenmanager.

Vermeld in je mail:

• datum
• contactgegevens: voornaam, naam, e-mailadres, telefoon
• aan welke organisatie je bent verbonden
• de aard van je relatie met Djapo
• de melding of klacht zelf
• alle betrokken personen, partijen en getuigen
• het tijdstip van de integriteitsschending
• hoe je kennis hebt genomen van deze feiten
• bijkomende bewijsstukken, bijvoorbeeld e-mails of facturen

De klachtenmanager zal indien nodig contact met je opnemen om de gegevens van de klacht samen aan te vullen. Ben je minderjarig? Geef dan aan met wie we contact mogen opnemen om je klacht verder uit te klaren.

We hanteren de volgende principes bij de behandeling van een melding:

• een vertrouwelijke behandeling
• bescherming van melder en slachtoffer
• objectiviteit en onafhankelijkheid
• een non-represaille-beleid

Er bestaat niet voor elke vraag of situatie een kant-en-klaar antwoord. Maar we beschikken over een kader en een procedure die ons toelaten om voor elke specifieke vraag en situatie het juiste antwoord te formuleren.

Dit beleid vervangt in geen geval de geldende wettelijke of reglementaire bepalingen.

Na het ontvangen van een melding treedt onze klachtenprocedure in gang:

Kernprincipes van de klachtenprocedure

Een vertrouwelijke behandeling van de klacht door de klachtenmanager. In de behandeling van de klacht kunnen, indien vereist, andere mensen betrokken worden. Let op: een klacht indienen gebeurt vertrouwelijk (geanonimiseerd), maar kan niet anoniem. Een klacht met kwaad opzet betekent dat die bescherming in het kader van de procedure vervalt.

Bescherming van melder en slachtoffer (een melder hoeft niet per se zelf een slachtoffer te zijn). In elke fase van onze procedure wordt prioritair ingeschat of het slachtoffer ondersteuning of bescherming nodig heeft. Wanneer dat nodig geacht wordt, wordt een externe partij zoals de politie of een sociale of psychologische ondersteuningsdienst ingeschakeld.

Objectiviteit en onafhankelijkheid van de klachtenmanager bij de behandeling van de klacht.

We hanteren een non-represaille-beleid: Er mag geen verband bestaan tussen een klacht rapporteren en direct of indirect nadelig gevolg ondervinden, zoals het verlies van status of voordelen, intimidatie of dreiging.

Stappenplan voor de behandeling van klachten

1. De Klachtenmanager behandelt een ontvangen klacht en bijhorende informatie confidentieel, en deelt geen informatie die gevoelig is of de anonimiteit van betrokkenen (mogelijke slachtoffers én daders) in gevaar kan brengen.
2. De Klachtenmanager maakt een eerste inschatting of de klacht inderdaad een inbreuk op de kernwaarden van de organisatie inhoudt, en dus ontvankelijk is.
   o De Klachtenmanager kan daartoe de ondersteuning (zonder de confidentialiteit van de persoon/organisatie met een klacht in gevaar te brengen) zoeken van de Integriteitsadviseurs.
   o Bij twijfel zal de klacht ontvankelijk worden verklaard en nader onderzocht worden.
3. De Klachtenmanager stelt een Integriteitscomité samen om de klacht te behandelen:
   o Dit comité bestaat uit drie leden: de Klachtenmanager, één van de twee Integriteitsadviseurs (afhankelijk van de aard van de klacht) en één lid van de Raad van Bestuur.
   o De Klachtenmanager zal er bij de samenstelling van het Integriteitscomité over waken dat neutraliteit en confidentialiteit gegarandeerd is met betrekking tot de inhoud van de klacht en de persoon die de klacht heeft ingediend.
4. Het Integriteitscomité behandelt de klacht:
   o Gaat het om een inbreuk op de waarden van de organisatie?
   o Hoe ernstig is de inbreuk?
   o Welke maatregelen moeten genomen worden?
5. Bij het behandelen van de klacht hanteert het Integriteitscomité de volgende principes:
   o De waarden van Djapo vormen het uitgangspunt.
   o Neutraliteit en confidentialiteit worden zo veel mogelijk gerespecteerd.
   o Integriteit is een proces waarin de leden van het comité op gelijke voet inschattingen maken en verschillende perspectieven overwegen.
   o Maatregelen zijn proportioneel in verhouding met de ernst van de inbreuk.
6. Indien de Klachtenmanager en/ of de Integriteitsadviseurs zelf nauw betrokken zijn bij de klacht, of onvoldoende neutraliteit of confidentialiteit kan gegarandeerd worden
   o spelen zij de klacht door aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur, die vervolgens volgens dezelfde principes een integriteitscomité samenstelt.
   o De Voorzitter kan, indien nodig, hiervoor ook externe ondersteuning aantrekken.
7. Het doorspelen van de klacht naar de Raad van Bestuur kan ook gebeuren op vraag van de persoon/organisatie die de klacht heeft ingediend.
8. Neutraliteit, confidentialiteit en het principe van non-represaille worden zoveel mogelijk gerespecteerd.
9. Na behandeling van de klacht is de Klachtenmanager verantwoordelijk om de persoon die de klacht heeft aangebracht het resultaat van de klachtenprocedure mee te delen.
10. Worden uit de behandeling van de klacht maatregelen nodig geacht, zullen die maatregelen door de Directeur en de gebruikelijke hiërarchie van de organisatie geïmplementeerd worden.
11. De Klachtenmanager is verantwoordelijk voor de documentatie en rapportage van de klacht, met respect voor de confidentialiteit.
12. De Klachtenmanager kan voor bovenstaande punten de ondersteuning vragen van de Integriteitsadviseurs.